Organizzare un meeting aziendale perfetto richiede un certo impegno, in quanto è necessario trovare la location migliore, convocare per tempo i partecipanti e realizzare un ordine del giorno che sia chiaro a tutti e stimolante.
Vediamo quindi passo dopo passo come procedere in autonomia, con la possibilità di affidarsi a un serio professionista e organizzare un evento con Nosilence.
Comunica le motivazioni della riunione
Lo staff deve essere in grado di prepararsi al meglio alla riunione e questo è impossibile se non viene comunicato per tempo il suo scopo.
Che sia un aggiornamento sui risultati raggiunti o un incontro di tipo progettuale, è opportuno che ogni figura possa elaborare un pensiero da proporre o studiare della documentazione apposita per essere al passo con il discorso.
La comunicazione può essere fatta pervenire a voce, ma meglio fissare per iscritto l’ordine del giorno e recapito delle email dettagliate a ogni partecipante o esperto che interviene dall’esterno.
Invita solo le persone necessarie
Il rischio di un meeting aziendale troppo affollato è che si crei confusione e che ci siano troppe parti in causa a parlare nello stesso momento.
Il consiglio è quello di scegliere con attenzione gli invitati, così che il discorso possa fluire in modo più semplice e tutti i partecipanti siano inseriti nell’argomento.
Fai recapitare degli inviti o delle email e realizza in anticipo una lista di invitati, dirigenti ed esperti invitati a trattare i vari argomenti.
Allestisci uno spazio adeguato e moderno
L’ambiente è essenziale affinché il meeting aziendale si realizzi alla perfezione e tutte le parti in causa si sentano a proprio agio.
Questo deve essere abbastanza spazioso da accogliere tutti, con sedute dedicate a tutti i partecipanti e zone per il ristoro nei momenti di pausa.
Puoi optare per delle vendite all’interno dell’azienda stessa, oppure affittare uno spazio esterno più idoneo, a seconda del numero degli invitati e del tipo di ambiente che si desidera creare.
Se sono necessari strumenti o macchinari per la buona riuscita della riunione, controlla in via preventiva che siano perfettamente funzionanti ed evita di ritrovarti con proiettori rotti o immagini che non si vedono.
La presenza del wifi potrebbe rivestire un ruolo essenziale, soprattutto se sono state preparate delle slide che partono dal computer o sia stata allestita una piattaforma per dare ai partecipanti la possibilità di accedere ai contenuti e alle informazioni in modo moderno e tecnologico.
Stabilisci il ruolo di ogni partecipante
Arrivare al meeting aziendale sapendo esattamente quale sarà il proprio compito è importante, in quanto consente alle varie parti in causa di prepararsi adeguatamente tramite materiali e documenti.
Invia pertanto anche schede e appunti che possono tornare utili e realizza una scaletta di interventi così che le voci non si sovrappongano e il meeting fluisca chiaro a tutti e senza antipatiche sovrapposizioni.
Rispetta i tempi previsti
Quando realizzi l’invito per il meeting inserisci un orario di inizio e stabilisci la durata dell’incontro, in modo che anche i partecipanti possano avere una precisa idea di ciò che li aspetta e organizzarsi al meglio.
Valuta la durata massima di ogni intervento ed evita di eccedere troppo, in quanto i presenti potrebbero avere altri impegni.
Un incontro aziendale consente di concludere nei tempi previsti e in questo modo risulta più efficace e incisivo.
Invia un memorandum della riunione a tutti coloro che hanno partecipato
Sia che il meeting aziendale sia relativo ai risultati raggiunti o propedeutico a successi futuri, è importante riassumerne il contenuto e inviarlo a coloro che hanno partecipato oa chi può esserne coinvolto in modo indiretto.
Realizza un elenco di punti precisi e chiari, così che nessuno possa fraintendere e ciò che è stato stabilito sia fissato in modo indelebile.